Leads aus Leadformularen synchronisieren für Anwender ohne CRM

Lead Syncing für Leadformulare aus Google Ads, LinkedIn Ads und Facebook Ads aufsetzen für E-Mail-Versand mit HubSpot und Zapier

Dieser Guide ist praktisch für Unternehmen, die kein CRM nutzen, aber trotzdem Leads aus Leadformularen per Mailversand bekommen möchten. Das geht mit den kostenlosen Versionen von HubSpot und Zapier. So müsst ihr die Kontaktdaten aus den Werbeplattformen nicht jedes Mal manuell herunterladen.

Wer Leads mit Leadformularen bei Google Ads, LinkedIn Ads und Facebook Ads sammelt, aber kein CRM hat, muss sich die Daten der Kontaktanfragen manuell als CSV herunterladen. Das ist in vielerlei Hinsicht unpraktisch, denn es kommen an manchen Tagen keine Leads rein und an anderen eine ganze Handvoll. So müsst ihr bei einem manuellen Download der Kontaktdaten aus Leadformularen jeden Tag den Überblick behalten, und das bei jeder Kampagne, die ihr betreut. In der Regel führt das dazu, dass Werbetreibende  – statt jeden Tag – lieber alle paar Tage die aktuellen Kontaktdaten der Leads herunterladen und an den Vertrieb schicken. Das wiederum führt zu uneinheitlichen Bearbeitungszeiten: Wenn ein Lead heruntergeladen wird, der sich vor vier Tagen angemeldet hat, und ihr schickt seine Daten erst dann weiter, braucht dann wiederum der Vertrieb zusätzlich ein paar Tage, bis die Bearbeitung eingeplant ist. In Branchen, in denen eine schnelle Reaktionszeit nach der Anfrage wichtig ist, kann das entsprechend dazu führen, dass die Anmelder in den Leadformularen bis zum Anruf entweder schon das Interesse verloren haben oder gar nicht mehr wissen, worum es geht.

Was sind Leadformulare bei Google Ads, LinkedIn Ads und Facebook Ads?

Leadformulare sind bei Google Ads, LinkedIn Ads und Facebook Ads plattforminterne Kontaktformulare, auf die der Nutzer durch einen Klick auf die Werbeanzeige kommt. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass die meisten relevanten Angaben durch einen Auto-Fill-In getätigt werden. Bei LinkedIn und Facebook kann auf diese Weise automatisch die hinterlegte Telefonnummer des Nutzer-Accounts importiert werden, sowie die E-Mai-Adresse. Bei LinkedIn können Jobbezeichnung, Unternehmensname, Branche und Unternehmensgröße automatisch per Auto-Fill-In übernommen werden. Bei Google müsste ein Smartphone-Nutzer mit der Youtube App angemeldet sein, und wenn ihm ein Leadformular unter einem Youtube-Video angezeigt wird, importiert Google automatisch seine Smartphone-Telefonnummer und seine E-Mail-Adresse. Außerdem haben Leadformulare sehr hohe Conversion-Rates, da sie niedrigschwellig in der Bedienung sind und es sehr einfach ist, ein Formular mit zwei Klicks abzuschicken.

Die Kontaktdaten und Eingaben der Leads werden dabei immer systemintern gespeichert und es gibt Stand 2022 keinen automatisierten E-Mail-Versand an den Werbetreibenden. So lassen sich die Daten nur herunterladen – zum Beispiel im CSV-Format. Unpraktisch also nicht nur für die Verzahnung mit dem Vertrieb, sondern auch für den Anschluss an Mailingsysteme für automatisierte Mail-Ketten. Unternehmen, die kein CRM-System (System für Customer Relationship Management) verwenden, haben dementsprechend Schwierigkeiten in der Bearbeitung mit Leads aus Leadformularen.

Mit den kostenlosen Versionen von HubSpot und Zapier könnt ihr euch die Daten automatisiert per E-Mail zusenden lassen – immer wenn ein neuer Lead reinkommt. Außerdem lassen sich die Leads direkt an Mailchimp oder ähnliche Mailingsysteme anschließen, damit die Leads eine Mailkette erhalten.

Der kostenlose Account von HubSpot

HubSpot ist ein hochleistungsfähiges CRM, an das ihr eine riesige Bandbreite an Plattformen anschließen könnt, um sie direkt in HubSpot zu verwalten. Für die Synchronisierung und Aufbereitung der Leads verfügt HubSpot über ein sehr starkes und zuverlässiges Lead Syncing – damit könnt ihr Leads aus Leadformularen von Google Ads, LinkedIn Ads und Facebook Ads ganz einfach in Echtzeit und vollautomatisiert importieren lassen. In der kostenlosen HubSpot-Version könnt ihr bis zu zwei Plattformen gleichzeitig anschließen.

Wenn ihr auf einer Werbeplattform mehrere Kampagnen habt, könnt ihr in HubSpot in der kostenlosen Version bis zu fünf Listen erstellen. Jede Liste ist dadurch gekennzeichnet, dass in ihr nach festgelegten Ordnungskriterien die Leads einlaufen. Das Standard-Ordnungskriterium bei Leadformularen ist dabei Formulareinsendungen (deutsche Bezeichnung) oder Form Submissions (englische Bezeichnung). In jeder Liste gebt ihr einfach den Formularnamen ein, den ihr im jeweiligen Werbesystem verwendet und anschließend werden in der Liste alle synchronisierten Leads aus diesem Leadformular hinterlegt. Die Liste dient euch im zweiten Schritt dazu, einen automatisierten Mailversand mit den Daten einzustellen oder sie direkt an Mailchimp und andere Mailingsysteme anzuschließen.

Schritt 1 - Werbekonto mit HubSpot verknüpfen

Als erstes müssen wir das Lead Syncing einstellen, also die Synchronisierung der Leads aus unseren Leadformularen. Mit HubSpot können wir diese nämlich nach Kampagnen segmentieren, sie in Listen aufbereiten und diese Listen schlussendlich an Mailingsysteme anschließen oder einen Mailversand planen. Für die Einrichtung des Lead Syncings bräuchtet ihr immer die jeweiligen Admin-Zugriffsrechte bei Google Ads, LinkedIn Ads oder Facebook Ads. Sobald ihr euch den kostenlosen HubSpot-Account eingerichtet habt, könnt ihr das Lead Syncing einfach einrichten:

  1. Klickt ganz oben in der Menüleiste auf das Zahnrad-Symbol
  2. Klickt dann in der linken Menüleiste unten auf Marketing und dann darunter auf Werbeanzeigen
  3. Klickt dann auf den Button Konto verknüpfen

Öffne die Einstellungen für das Ads-Modul von HubSpot.

Wählt hier das Werbesystem aus, mit dem ihr Leads über Leadformulare generiert. Verknüpft anschließend den Account.

Ad-Netzwerk für die Verknüpfung mit HubSpot auswählen.

Schritt 2 - Lead Syncing mit HubSpot einrichten

Fast geschafft: Jetzt habt ihr euren jeweiligen Account mit HubSpot verknüpft. Es muss allerdings noch das Lead Syncing (Lead-Synchronisierung) hergestellt werden, damit HubSpot automatisch alle Leads empfängt. Klickt nun auf den zweiten Reiter oben: Lead-Synchronisierung (deutsche Sprachausgabe) oder Lead Syncing (englische Sprachausgabe). Klickt anschließend oben auf Verknüpfen, wählt euer Werbesystem (Ad-Netzwerk) aus und aktiviert das Lead Syncing.

Ad-Netzwerk im Lead Syncing von HubSpot verknüpfen.

Schritt 3 - Listen in HubSpot erstellen

Nun müssen die Listen erstellt werden, anhand derer der Mailversand oder der Anschluss an eine Mailkette geschehen soll. Wenn ihr eine der kostenpflichtigen Versionen von HubSpot habt, könnt ihr direkt einen Mailversand oder eine Mailkette bilden. Da es hier aber um das kostenlose Lead Syncing mit HubSpot und Zapier geht, brauchen wir nur normale Listen. Klickt dazu in der obersten Menüleiste auf Kontakte und dann im Dropdown-Menü auf Listen. Sobald ihr in der Listenansicht seit, klickt oben rechts auf den Button Liste erstellen.

Neue Liste in HubSpot erstellen, um die Leads aus Leadformularen vorzusortieren für den späteren Mailversand oder Anschluss an Mailchimp.

Gebt der Liste nun einen Namen (zum Beispiel den Namen der Kampagne aus eurer Werbeplattform oder eures Leadformulares) und behaltet links die Einstellung Kontakt-basiert bei. Außerdem muss unten bei Welche Art von Liste möchten Sie erstellen? das Häkchen bei Aktive Liste beibehalten werden. Eine Aktive Liste sammelt Nutzer in Echtzeit aus dem Lead Syncing. Klickt anschließend auf Weiter.

Kontakt-basierte, aktive List erstellen: Diese sorgt dafür, dass in Echtzeit automatisch neue Leads aus dem Lead Syncing eingespielt werden.

Jetzt fehlen nur noch die Filter für die Liste, damit die Leads aus einer bestimmten Kampagne automatisch in die Liste einfließen. Erstellt einen neuen Filter und wählt Formulareinsendungen (deutsche Sprachausgabe) oder Form Submissions (englische Sprachausgabe).

Erstellt als Ordnungskriterium einen Filter mit Formulareinsendungen. Wählt entweder euer jeweiliges Leadformular aus (muss zuvor snychronisiert sein, und das kann ein paar Stunden dauern, von Erstellung des Formulars bis zur Synchronisierung) oder mehrere Leadformulare oder Alle Formulareinsendungen, wenn sich alle eure Leadformulare sowieso um denselben Anmeldungsgegenstand drehen.

Gebt nun den Namen (also die genaue Bezeichnung) eures Leadformulars ein oder sucht ihn im Dropdown-Menü. Achtung: Normalerweise dauert es ein paar Stunden, bis HubSpot ein Leadformular in einem Werbesystem (Google, LinkedIn, Facebook) erkennt und anzeigt. Wenn das Leadformular noch nicht im Dropdown-Menü angezeigt wird, müsstet ihr warten und es später erneut versuchen. 

Wenn eure aktuellen Kampagnen immer dasselbe Thema und denselben Anmeldungsgegenstand haben (zum Beispiel Anmeldung für die immergleiche Beratung oder Dienstleistung), könnt ihr einfach die Option Jede Formulareinsendung auswählen. Dann werden alle synchronisierten Leads aus Leadformularen in der Liste sortiert, und ihr könnt im zweiten Schritt automatische Mail-Benachrichtigungen für diese Leads erhalten, ihnen automatische Begrüßungsmails oder Double-Opt-In-Mails schicken und sie an eine Mailkette anschließen.

Sobald das Auswählen der Filter geklappt hat, zeigt HubSpot nach geraumer Zeit eine Vorschau für die eingespielten Leads in der aktiven Liste an. Klickt dann oben rechts auf den Button Speichern.

Wenn ihr euren Filter finalisiert habt, klickt oben Rechts auf Liste speichern.

Schritt 4 - Zapier-Account aufsetzen

Zapier ist eine führende Anwendung im Bereich Datenkonnektoren und Verbindung zwischen API-Schnittstellen. In der kostenlosen Version gibt es einen HubSpot-Konnektor, mit dem auf Basis der HubSpot-Listen ein Mailversand eingestellt werden kann – oder aber der Anschluss an Mailchimp, andere CRM-Systeme wie Propstack, ActiveCampaign und viele mehr. In der kostenfreien Basic-Version ist die Aktivierung von bis zu fünf Zaps (also Datenverbindungen) gleichzeitig möglich, was entsprechend für unsere bis zu fünf kostenlosen HubSpot-Listen ausreicht.

Beginnen wir zunächst mit der Konfiguration des Mailversands. Ihr könnt euch damit alle abgerufenen Kontaktdaten und Angaben aus den Leadformularen bequem per E-Mail versenden lassen, jedes Mal wenn ein neuer Lead reingekommen ist. Ihr könnt sie ebenfalls an die E-Mail-Adressen des Vertriebs schicken lassen, oder an die Abteilung, die für die Bearbeitung der Anfragen zuständig ist.

Erstellt euch einen kostenlosen Account und klickt dann im Dashboard oben links auf Create Zap.

Schritt 5 - Zapier-Trigger einstellen (Auslöser)

Im ersten Schritt fragt uns Zapier, was der Trigger (also der Auslöser) für unseren Mailversand sein soll. Der Auslöser hier ist unsere eine oder jeweilige HubSpot-Liste. Dafür müssen wir zunächst die Anwendung suchen, die unseren Auslöser beherbergt: In diesem Fall HubSpot. Geht anschließend weiter zum nächsten Schritt.

Wählt unter App Event die Anwendung HubSpot aus, nachdem ihr im Hauptdashboard oben links auf Create Zap geklickt habt.

Das Ereignis, das einen Mailversand auslösen soll, ist hierbei ein neuer Listeneintrag in einer bestimmten HubSpot-Liste. Wählt New Contact in List bei Event. Klickt anschließend auf Continue.

Wählt euren HubSpot Account aus und autorisiert die Verknüpfung mit eurem HubSpot-Account.

Wählt nun die HubSpot-Liste aus, für deren Leads ihr einen automatisierten Mailversand an euch einstellen wollt.

Wählt die entsprechende HubSpot-Liste aus, die ihr zuvor erstellt habt.

Es werden jetzt schon die wichtigsten Daten automatisch aus HubSpot gezogen, wie etwa Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Falls ihr aber zusätzliche Angaben im Leadformular abgefragt habt, könnt ihr den Datenimport dafür im unteren Feld Additional properties to retrieve einzeln ergänzen. Solche Daten können sein: Manuelle Formularfelder für einzeilige Texte, eine Unternehmensgröße aus LinkedIn oder Facebook, ein Unternehmensname oder eine Jobbezeichnung.

Wenn ihr möchtet oder es erforderlich sein sollte, könnt ihr weitere HubSpot-Properties in der Datenübertragung abrufen. Diese könnt ihr dann in den Benachrichtigungsmails als dynamische Felder einstellen, sodass die Mails, die an den Vertrieb gehen, zu jedem Lead diese Daten dynamisch einspeisen und übermitteln.

Klickt im nächsten Schritt auf Test Trigger und dann auf Continue. Hinweis: Manchmal schlägt der Test negativ an, obwohl der Trigger und der gesamte Zap funktionieren. Überprüft die Funktionsfähigkeit der Datenverbindung am besten damit, indem ihr einfach schaut, ob bei euch im Nachgang wirklich eine Mail im Postfach ankommt.

Testet den Zapier-Trigger oder überspringt den Test, falls der Trigger – richtigerweise oder irrtümlicherweise – nicht funktioniert.

Schritt 6 - Zapier-Aktion einstellen

Jetzt soll Zapier basierend auf jedem neuen Listeneintrag in HubSpot eine Mail verschicken. Wählt hier ein Mailsystem aus – zum Beispiel Gmail. Nehmt als Event Send Mail, da das System ja Mails verschicken soll.

Wählt das Event Send Mail aus.

Wählt nun euren jeweiligen Gmail-Account aus. Ich erstelle gerne für jedes Unternehmen einen Gmail-Zentralaccount mit einem eindeutigen Namen, im Stile von unternehmen-xy-ads.zentral[at]gmail.com. Verbindet euer Gmail-Konto und klickt dann auf Continue.

Wählt euren Gmail-Account aus und autorisiert die Verknüpfung mit Zapier.

Schreibt nun den Betreff, die E-Mail-Empfänger und euren Alias (angezeigter Name der Versand-Mailadresse) in die entsprechenden Zeiten. Bei Body Type solltet ihr plain auswählen. Bei Body steht der Textinhalt, den eure Empfänger sehen werden. Hier könnt ihr die Formulareingaben, die aus HubSpot gezogen wurden, auswählen und hinterlegen. Diese Felder sind dynamisch (Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Stadt, Jobbezeichnung, Unternehmensname, Unternehmensgröße), das bedeutet, hier werden für jeden eingegangenen Lead die entsprechenden Kontaktdaten ergänzt. Erstellt nun den Text, den eure Empfänger sehen sollen, fügt die dynamische HubSpot-Felder hinzu, die ihr am HubSpot-Logo erkennt.

Legt die Empfänger fest, sowie den Absender-Alias, den Betreff. Schreibt dann den E-Mail-Inhalt und legt die dynamischen Formularfelder fest, die die Daten zu jedem neuen Lead enthalten sollen.

Direkt darunter gibt es ein weiteres wichtiges Feld: Label/Mailbox. Hier solltet ihr INBOX auswählen, damit die Mails auch wirklich im Posteingang landen.

Wählt bei Label/Mailbox die Option INBOX aus, damit die Empfänger die E-Mail im Postfach erhalten, und nicht im Spam-Ordner.

Fertig: Nun könnt ihr die Funktionsfähigkeit der Zapier-Aktion testen, den Test überspringen oder direkt den Zap publizieren, also ihn online stellen. Damit wäre der Mailversand konfiguriert und ihr oder euer Vertrieb erhaltet nun für jeden neu angemeldeten Lead aus einem Leadformular eine Mail mit allen Eingabedaten des Leads.

Testet den Zap oder überspringt ihn, wenn er nicht funktioniert. Publiziert den Zap und schaut im Postfach, ob die Verbindung nach einer Testeingabe wirklich funktioniert.

Schritt 7 - Mailchimp-Anschluss mit Zapier (oder anderes Mailing-System)

Sofern ihr die eingegangenen Leads aus Leadformularen zusätzlich in ein Mailsystem einspeisen wollt, mit dem ihr automatisierte Mailketten verschickt, so könnt ihr auch das im kostenlosen Zapier-Account durchführen. Klickt einfach auf das Plus-Symbol unter eurer Zapier-Aktion für Gmail und wählt als Anwendung für ein weiteres Event Mailchimp aus.

Ihr könnt nach der Verbindung zu Gmail im selben Zap noch ein zusätzliches Event einstellen: Nämlich die automatische Einspeisung der Lead-Daten zu Mailchimp. Von dort aus kann der Lead direkt an eine Mailkette angeschlossen werden. Praktisch für Unternehmen, die kein CRM verwenden.

Hier könnt ihr nun den Anschluss eures Leads an Mailchimp konfigurieren und den Account verknüpfen.

Wählt Mailchimp als Anwendung aus und autorisiert die Verbindung mit Zapier.

Auf diese Weise lassen sich nun für unterschiedliche Werbekampagnen aus LinkedIn Ads, Google Ads oder Facebook Ads Datenverbindungen für die Übertragung der Leadformulare erstellen. Wenn ihr mehrere Kampagnen oder unterschiedliche Anmeldungsgegenstände für die Leads habt, müsstet ihr entsprechend unterschiedliche HubSpot-Listen anlegen, zu jeder Liste einen Zapier-Zap erstellen und dort einen eigenen Text im Mailversand hinterlegen, der die Empfänger oder euch selbst darüber informiert, von wo der Lead kam, aus welcher Kampagne er kam und wofür er sich anmeldet. Außerdem könnt ihr nun die Nutzer – basierend auf Kampagnen – mit Mailchimp an maßgeschneiderte Mailketten zum jeweiligen Thema anschließen.

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